MODULOS DE FORMACIÒN

• Módulo 1

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

• Módulo 2

SERVICIO AL CLIENTE

Facilita el servicio a los clientes internos y externos, de acuerdo con las políticas de la organización. Tambien permite a los responsables de área prestar un servicio avanzado a sus clientes, tanto en lo que se refiere al análisis de necesidades como a la gestión de recursos.

• Módulo 3

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Organizar todo tipo documentación teniendo en cuenta las normas legales .

Módulo 4

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA

Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento, y en los elementos organizacionales que se deriven de la unción administrativa.

• Módulo 5

APOYO A LA COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO

Coordinar actividades y presentar informes sobre las necesidades de capitación del personal de la unidad administrativa, de acuerdo con las políticas de la organización.

• Módulo 6

CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES EN LA EMPRESA

Se plantea el uso de la tecnología computacional empleada en los procesos contables, así como el desarrollo de habilidades, destrezas y aptitudes para responder de orden contable y elaboración de balances generales de una actividad empresarial.

• Módulo 7

COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

Coordinar la planeación de eventos teniendo en cuenta el proceso administrativo de acuerdo con las políticas de la organización.

• Módulo 8

ÉTICA Y TRANSFORMACIÓN DEL ENTORNO

Inculca los buenos modales, la moral y los valores, necesarios para la buena relación entre las personas de una organización. Ya que esta fundamenta la ciencia del comportamiento humano.

• Módulo 9

SALUD OCUPACIONAL

Establecer la relación entre la Salud, la Enfermedad y el Trabajo. Formando así personal capacitado tanto intelectualmente como física.

PERFIL OCUPACIONAL

Nuestro perfil ocupacional cuenta con las siguientes características:

• Desarrollo de los programas de la Unidad Administrativa, siguiendo los lineamientos establecidos por la Organización.

• Ejecución de las actividades que se deriven de la Unidad Administrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.

• Estructuración de ideas para el diseño de evaluación, conforme con las políticas de la Organización.

• Evaluación de los resultados de las propuestas de mejoramiento teniendo en cuenta los beneficios del Clima Organizacional.

• Conteo de los materiales, equipos y elementos, teniendo en cuenta características y estado de conservación.

• Elaboración de informes teniendo uso de la tecnología y siguiendo las normas internas.

• Atención a clientes utilizando la tecnología, normas de cortesía y políticas de la Organización.

• Coordinación en la planeación de eventos teniendo en cuenta el proceso administrativo y las políticas organizacionales.

• Proposición de protocolo de acuerdo con los tipos de eventos.

• Divulgación de eventos teniendo en cuenta el plan general.

• Identificación de segmentos de mercado de acuerdo con las políticas de la empresa y las características de los clientes.

• Pronosticación de la oferta y la demanda según el comportamiento del mercado.

• Fijación de precios de los productos y/o servicios, teniendo en cuenta parámetros del mercado y la empresa.

• Formulación de estrategias de mercadeo de acuerdo con el ciclo de vida de los productos y servicios.

• Definición del plan de acción del mercadeo teniendo en cuenta los objetivos y recursos de la empresa.

• Preparación de diagnósticos de mercado que identifiquen oportunidades del negocio.

• Evaluación de la gestión del talento humano según indicadores de gestión.

• Coordinación del talento humano según las políticas de gestión y necesidades de las áreas y procesos

PERFIL PROFESIONAL

Somos personas puestas en su sitio, responsables con las actividades que nos corresponde realizar, con capacidad de trabajar en equipo y ser líderes, junto con las labores a desempeñar, asertivos en la comunicación siendo eficientes y eficaces.

Nuestro desempeño está en el área logística, con conocimiento en análisis y verificación de procedimientos, misión, visión, normas internas y externas, objetivos de la organización, normas de convivencia, proceso de comunicación empresarial y servicio de atención.

Las siguientes caracteristicas hacen parte de nuestro perfil profesional:

• Estudios universitarios en administración, finanzas o áreas relacionadas.
  
• Experiencia laboral de mínimo un año en posiciones de asistencia
  administrativa y/o apoyo logístico a proyectos.
• Conocimientos de Microsoft Office a nivel usuario/a.
• Conocimientos de inglés (nivel alto).
• Capacidad de organización y planificación.
• Aptitud y actitud de trabajo en equipo.

FORMACIÓN

La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:

Mecanografía: El dominio de la mecanografía es basico para toda asistente, puesto que en la realización de sus labores diarias tendrá macanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortográficas.

Ofimática: El avance vergitinioso dela informática, hace que la computadora sea la herramienta básica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda asistente debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, elaboración de presentaciones, diseño, entre otros.

Ortografía y gramática: Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redacción, se espera que toda asistente sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condición. Así mismo debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales.

Caligrafía: Una buena califrafía, es decir una buena legible en la escritura de palabras y números, evitará confusiones y errores.

Archivo: Es tambien importante que la asistente tenga conocimientos sobre los sistemas de organización de archivos, para que pueda almacenar la información adecuadamente y así poder localizarla rápidamente.

Idiomas extranjeros: Es imprescindible el conocimiento de ingles tanto a nivel escrito como hablado,puesto que cada día se incrementan las relaciones internacionales.

Matemática financiera: El trabajo adimnistrativo requiere el conocimiento de la matemática financiera, que consite en el cálculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.

Contabilidad: Es importante conocer los elementos básicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

CUALIDADES PERSONALES DE UNA ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Toda asistente eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de las manera más óptima y además le ayudaran a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales más importantes que una asistente debe poseer son las siguientes:

Discreción: Es vital en toda asistente, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado deberá tener los documentos alejado de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia repecto a la informacion que conoce.

Adaptabilidad: Se requiere que toda asistente tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo: Una asistente con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precausión y criterio.

Responsabilidad: Implica que la asistente debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

Limpieza y orden: Una asistente siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

Dedicación: Durante el tiempo que la asistente permanezca en la oficina debe mostrar dedicación a su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Entre otras cualidades que son indispensables para una Asistente Administrativa sofisticada.

PÉRFIL

La Asistente Administrativa es esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o las profesiones liberales. Una asitente contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.

La asistente se encarga preferentemente de asistir a su jefe de una manera más directa. Seremos nosotras como asistentes quienes elaboramos los infomes, memorandos y dossiers; en conclusión facilitaremos el trabajo de nuestro jefe con la devida eficacia y responsabilidad.

Nosotros como asistentes administrativos poseemos el siguiente pérfil:

• Personalidad equilibrada y proactiva.
• Autoestima posítiva.
• Capacidad de adaptación a los cambios.
• Habilidades comunicativas y escucha activa.
• Capacidad de crear, innovar e implementarz
• Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
• Disposición para trabajar en equipo.
• Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.
• Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
• Espiritu de superación.
• Flexibilidad.
• Sentido de humor.
• Resistencia física y nerviosa.
• Agudeza visual.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en nuestro trabajo y desempeñar nuestras funciones de forma correcta, debemos dominar a la perfección una serie de conocimientos ténicos apropiados para el cargo que desarrollamos, como son:

• Técnicas de archivo.
• Técnicas de oficina.
• Digitación o mecanografía.
• Uso apropiado del teléfono.
• Manejo y organización de la agenda.
• Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.
• Manejo adecuado de documentos.
• Conocimiento y dominio del idioma del país.